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快乐扑克:中國檔案數字化的策略與實施及電子檔案管理情況

作者:黃麗華

來源:中國檔案報

2020-03-13 星期五

快乐扑克 www.fgnns.com ????導語:2019年11月4日至8日,以國家檔案局技術部主任黃麗華為團長的中國檔案代表團,赴韓國參加了聯合國教科文組織世界記憶項目第二次區域間會議——“?;ず屠檬忠挪蠡帷??;評齷謔壯”ǜ嬤兇髁頌馕噸泄蛋甘只牟唄雜朧凳┘暗繾擁蛋腹芾砬榭黿檣堋返謀ǜ?。本期國際檔案界將報告全文分享給讀者,以期加深對我國電子檔案管理現狀的認識。

????很高興參加這次會議,借此機會,我把中國傳統檔案數字化和電子檔案管理工作的開展情況作如下介紹。

????中國檔案數字化策略與實施

????(一)中國檔案數字化策略

????1.把檔案數字化納入中國檔案事業發展規劃

????2000年至2016年間中國國家檔案局先后制定的4個全國檔案事業發展五年計劃,以及2002年制定的《全國檔案信息化建設實施綱要》都提出要加快傳統檔案的數字化工作。由此,極大促進了各地的檔案數字化進程。

????2.制定檔案數字化標準規范

????為指導各級檔案部門科學規范地開展檔案數字化工作,中國國家檔案局高度重視檔案數字化相關標準規范建設。2005年制定了《紙質檔案數字化技術規范》;2009年制定了《縮微膠片數字化技術規范》;2014年印發了《檔案數字化外包安全管理規范》《數碼照片歸檔與管理規范》;2017年制定了《錄音錄像檔案數字化規范》《紙質檔案數字化規范》《紙質檔案縮微數字一體化技術規范》,以指導傳統載體檔案數字化相關工作開展。

????3.通過數字檔案館建設加快推進傳統載體檔案數字化進程

????2010年,中國國家檔案局印發了《數字檔案館建設指南》,指出傳統載體檔案數字化是數字檔案館建設的重要基礎性工作。2013年組織召開全國數字檔案館(室)建設推進會,提出實施“存量數字化、增量電子化”戰略。2014年印發《數字檔案館系統測試辦法》,在檔案數字化方面規定“尚未完成建立涵蓋全部館藏文件級目錄數據庫的”以及“館藏紙質檔案數字化率不達標的”不得申請參加測試,有力促進了傳統載體檔案數字化進程。

????(二)中國檔案數字化取得的成果

????經過20年的努力,中國檔案數字化取得了顯著成果。在中央一級,中國第一歷史檔案館已完成800萬件約8000萬頁檔案數字化工作,占館藏資源總數的80%。在省一級,浙江省檔案館完成近6000萬頁,占館藏資源總數超過70%;云南省檔案館完成1.12億頁,占館藏資源總數的80%;青島市檔案館館藏檔案基本全部實現數字化。在縣(市)一級,上海17個區縣檔案館檔案數字化已超過80%,部分區已完成全部館藏檔案數字化。江蘇省太倉市、內蒙古自治區伊金霍洛旗、湖北省十堰市檔案館都已完成館藏檔案數字化工作。根據2018年《全國檔案事業基本情況年報》統計,全國各級各類檔案館館藏檔案數字化1556.4萬GB。

????(三)中國檔案數字化發揮的作用

????1.更好地?;ち說蛋岡?/p>

????通過檔案數字化,將傳統的檔案對象轉化為數字檔案信息,開拓了檔案數字化管理新形式,極大地減少了檔案原件的使用頻率,使檔案原件得到了更大程度的?;?。

????2.降低了檔案利用的勞動強度和成本

????檔案數字化使查詢利用檔案資料變得非常方便快捷,免去了利用檔案資料時提調檔案、出入庫和統計時逐件逐頁清點檔案的煩瑣,減少了因反復打印復印造成的紙張浪費和人力浪費,有效降低了檔案工作的勞動強度。

????3.提高了檔案服務效率和管理水平

????檔案數字化為實現通過網絡進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案以及應用信息技術管理檔案奠定了基礎,極大地提高了檔案部門的服務效率、服務能力和檔案信息化管理水平。

????4.促進了檔案館轉型升級

????檔案數字化促進了檔案工作由傳統的管理、利用模式向現代的管理、利用模式轉變,使檔案館實現了真正意義上的現代化。目前,檢驗一個檔案館是否實現現代化轉型,關鍵要看其傳統載體檔案是否較高程度地完成了數字化、是否通過網絡提供利用、能否提供系統檢索和實現社會共享。

????中國電子檔案管理情況

????(一)國家電子檔案管理總體要求

????中國國家檔案局緊跟國家信息化發展步伐,主動參與和主導國家政策中有關電子檔案管理要求的制定。2019年4月公布的國務院《關于在線政務服務的若干規定》提出:“政務服務機構應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規范管理,按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規另有規定外,電子文件不再以紙質形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力?!?/p>

????在《中華人民共和國檔案法(修訂草案)》中增設檔案信息化章節,明確各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃,保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。不得僅因為電子檔案采用電子形式而否認其法律效力,具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用。

????(二)電子檔案管理工作的開展

????1.電子文件歸檔

????2016年,中國國家檔案局制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》,從電子文件歸檔范圍、收集與整理、歸檔方式、歸檔格式以及電子檔案管理等方面提出要求。為對接國家黨政機關電子公文系列標準,解決黨政機關電子公文歸檔的問題,2019年,中國國家檔案局完成了《黨政機關電子公文歸檔規范(征求意見稿)》的研究起草工作,目前已提交國家標準化管理委員會,正在向全國征求意見。待該標準頒布,即可較好實現黨政機關電子公文從形成、辦理到歸檔、保管、利用的全流程規范管理。

????值得一提的是,隨著無紙化辦公、無紙化交易越來越普遍,中國國家檔案局大力推動OA系統形成電子公文以及各類業務系統形成電子文件的單套歸檔(即電子文件僅以電子形式歸檔)。2016年,中國國家檔案局與財政部聯合印發了《會計檔案管理辦法》,提出符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的文件,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。2018年中國國家檔案局修訂了《電子公文歸檔管理暫行辦法》,明確提出“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”。這些舉措都為電子文件單套制歸檔提供了政策保障。

????2.電子檔案移交接收

????2012年,中國國家檔案局印發《電子檔案移交接收辦法》,提出了電子檔案移交接收流程、數據結構、移交接收方式等要求,在6省市檔案館進行了電子檔案移交和接收試點,取得了良好成效。

????2014年,國家檔案局印發的《數字檔案館系統測試辦法》對接收電子檔案的數量及質量提出了明確要求。在數字檔案館建設相關政策的推動下,很多地方的檔案部門依托區域電子政務網絡實現了電子檔案在線接收。2018年,中國各級綜合檔案館共保存有包括數碼照片、音視頻在內的電子檔案127.7萬GB。

????3.電子檔案長期保存

????2017年,中國國家檔案局印發《電子檔案管理系統基本功能規定》,對電子檔案安全管理及長期保存提出了明確要求。中國國家檔案局還發布了《電子文件管理系統通用功能要求》《數碼照片檔案管理規范》《照片類電子檔案元數據方案》《檔案信息系統運行維護規范》《檔案關系型數據庫轉換為XML文件的技術規范》《電子檔案管理基本術語》《文書類電子檔案檢測一般要求》等十幾項技術標準。

????在電子檔案備份方面,各級檔案部門采取在線、近線、離線等方式,使用磁盤、磁帶、光盤等介質,對檔案數據進行備份。對于一些重要電子檔案數據,一些地方使用縮微膠片進行備份保存。各級檔案部門一直深入貫徹中國國家檔案局提出的重要檔案異質異地備份的要求,利用“結對子”的備份機制,全國副省級市以上檔案部門基本完成了互為對方重要檔案數據備份基地的工作。

????(三)電子檔案的共享利用

????目前,全國副省級市以上檔案部門基本能夠通過局域網、政務網、互聯網“三網”平臺開展電子檔案信息服務,許多地市級和縣區級檔案館建成局域網平臺或啟動了局域網平臺建設,大多數縣區級以上檔案館都在互聯網上擁有網站或主頁,以開展不同程度的檔案查詢利用服務。一些地方建立了區域性的檔案數據中心,進行“一站式”的遠程查詢利用。長三角區域民生檔案共享查詢機制取得了很好的實際應用效果。

????檔案數字化和電子檔案管理是檔案部門順應時代潮流、緊跟時代步伐的重要舉措,將進一步推動社會進步與人類文明發展。中國檔案同行愿同全球檔案機構和檔案工作者進一步加強聯系,攜手為人類記憶的可持續發展和構建人類命運共同體貢獻自己的經驗和智慧。

????原載于《中國檔案報》2020年2月6日 總第3482期 第三版

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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