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快乐扑克:斯里蘭卡:關于檔案存儲和管理的故事

作者:楊太陽 編譯

來源:中國檔案報

2019-12-27 星期五

快乐扑克 www.fgnns.com ????斯里蘭卡的公眾和記者都為2016年該國頒布了《信息法案》而感到高興,因為這項立法似乎預示著該國開啟了透明政府的新紀元。但是,斯里蘭卡政府部門對此卻熱情不高。實際上,令普通民眾感到困擾的不僅是對政府檔案文件訪問受限,還有這些檔案的物理存儲也存在問題,大多數政府部門都在拼命尋找存放檔案的空間,并持續陷入很大困境。

????在斯里蘭卡國家檔案館和國際檔案理事會共同舉辦的主題為“市政檔案管理”的會上,提出了有助于解決如上問題的方案。來自斯里蘭卡市議會的高級官員和兩位經驗豐富的國際檔案專家——荷蘭鹿特丹市檔案館巴特·巴洛克斯博士和英國倫敦大都會檔案館勞拉·泰勒博士對斯里蘭卡檔案管理提出了建議。

????斯里蘭卡市議會成立于19世紀英國統治時期,旨在實現高效的地方行政管理,包括維護道路、提供公共衛生服務、建設市場設施等。市議會的檔案存放在國家檔案館內,議會本身也管理自己的檔案。大多數斯里蘭卡人都知道,這些檔案的保管狀態和利用情況并不樂觀。

????據了解,導致保存檔案文件的任務變得如此困難有幾個原因。首先是斯里蘭卡政府部門內部總體上缺乏適當的檔案存儲系統,其次是《信息法案》本身存在內容缺失?!緞畔⒎ò浮返諂嚀醯諶罟娑?,在法規頒布之前形成的過程稿文件必須保存10年,而在法規頒布之后創建的文件則需要保存12年,從理論上講這是個好辦法,但在執行時卻不切實際。巴洛克斯和泰勒博士認為,應該制定文件保管期限表來決定不同檔案的保管期限,以確保那些重要檔案被保存好。

????修訂斯里蘭卡《檔案法》應該在這方面有所幫助,因為這將促使國家檔案館制定保管期限表,從而確保不同檔案根據其重要程度而得到相應的管理。斯里蘭卡檔案館負責人說,一些政府部門檔案存儲不當的原因之一可能是由于人員不足。另外,許多負責檔案保管的工作人員還承擔著其他職責,當檔案管理與其他“引人關注”的重要工作任務相提并論時,檔案工作往往被忽略。

????檔案工作在國家治理中扮演著重要角色。在斯里蘭卡,保管檔案是一種古老傳統,其歷史可以追溯到早期的阿努拉德普勒王國。從古代王國到殖民時期開始,斯里蘭卡檔案工作一直在延續。在荷蘭人占領斯里蘭卡之前,葡萄牙人摧毀了檔案。歷史上,斯里蘭卡的許多國王都在國家面臨入侵威脅時采取了同樣措施——損毀檔案,因此,斯里蘭卡大部分歷史檔案都不幸佚失了。

????現代檔案館在創立之初就與過去有著顯著不同。過去,政府通過檔案記錄公務活動軌跡,如今,檔案館更多地成為輔助行政透明和民主的工具。全球大多數檔案館都可以免費進入,并且大多數檔案館都對其館藏進行了數字化處理。隨著世界上越來越多國家都通過并實施了有關信息自由方面的法規,大多數檔案工作者必須開始應對信息公開方面的請求。

????斯里蘭卡國家檔案館擁有大量館藏,檔案排架長度超過22公里,包括?;げ?、查閱室和電影資料庫。其中,來自斯里蘭卡沿海、荷蘭統治下的收藏品是其特色館藏,反映了當時的土地所有權的歷史情況。這些檔案至今仍發揮著非常重要的作用,作為證據在法庭上解決了許多土地糾紛。

????斯里蘭卡最值得稱道的檔案機構是2014年建成的斯里蘭卡國家電影、電視和聲音檔案館,庫房采用德國進口的移動式密集架,為檔案提供了最佳的存儲條件,保存了從20世紀50年代至今的300多部影片。目前該館實施了一個項目,已經將237部影片進行了數字化處理。這些影片是由國家電影公司移交給檔案館的,如制片人需借閱電影,可以向國家電影公司提出請求,公眾可以選取想看的檔案內容在現場觀看,該檔案館還提供影片復制服務等。

????在英國,檔案管理工作者采取了相應措施,以應對日常檔案查詢工作中關于2000年英國《信息自由法》通過后涉及信息公開的請求。當各國遇到信息自由立法相關問題時,可以尋求國際檔案理事會的幫助。許多國家都已經制定或正在制定相關法律,這預示著一場關于信息獲取自由的革命開始了。

????很顯然,斯里蘭卡《信息法案》給該國檔案工作者帶來的挑戰并不是個案,所有提出信息立法的國家都遇到了類似情形。簡言之,解決這一難題的最佳方案是妥善存儲和管理檔案,但這項任務確實復雜且至關重要。

????巴洛克斯博士說,荷蘭早期檔案館的雛形產生于公元前19世紀前后。最近,荷蘭政府提出一項關于未來檔案館發展的方案,要求每份文件在創建14天后在線發布。他說,這項立法可能需要耗資數十億美元來實現,盡管如此,人們仍希望有關立法可以逐漸成為現實。荷蘭現行的信息自由政策遵循“問詢與作答”的方式,他希望,未來人們無需提出請求就可以隨時查看所有內容。

????數字時代給檔案和文件管理帶來了巨大影響。早期的手稿檔案在創建時便可以立刻保存,后來發展到打印文檔保存,現在人們可以通過智能手機或其他電子設備查看文檔,無需打印。這就給檔案管理造成了一系列困擾——計算機上創建的文檔應該打印后存檔還是僅以數字方式存儲?答案是,它們確實應該以數字方式存儲。

????但是,這件事沒有那么容易。區別于實體檔案的管理,開展數字檔案管理是一個全新的系統,并且存在著一系列新問題。最大的問題之一是,需要足夠大的備份服務器來保存所有信息。另一個問題是資金,需要建立一個成本很高的全新電子系統。第三個問題是在快速發展的數字時代,檔案文件格式不斷更新變化。巴洛克斯博士說:“現在我們使用PDF,但是一個世紀以后如果不再使用這種格式,會發生什么呢?軟盤、CD等就是先例,現如今,這些存儲介質越來越少用于筆式驅動器和存儲芯片等?!?/p>

????即使對于阿姆斯特丹和倫敦檔案館這種發達國家的檔案館來說,資金也是一個問題。荷蘭和斯里蘭卡兩國分配給檔案管理的預算資金存在很大差異。巴洛克斯博士說:“我們鹿特丹市檔案館建筑的預算是600萬歐元,如果斯里蘭卡檔案館有這筆資金,相信他們可以做更多工作?!?/p>

????世界各國信息自由法案的規定,要以人工或以計算機方式存儲檔案。這也對檔案管理工作者提出了相應要求。不幸的是,目前斯里蘭卡的大學沒有開設檔案文件管理有關方面的文憑或碩士學位課程。目前全球趨勢是,高等院校提供檔案專業碩士學位而不僅是學士學位。

????值得肯定的是,目前斯里蘭卡國家檔案館的工作也作出了相應改革。比如,他們制訂了員工招聘計劃,批準了近10億盧比的預算進行檔案館主樓翻新,為保管檔案創造最佳環境。勞拉·泰勒博士認為,最重要的是,應遵守國家檔案管理法規制度,確保檔案的完整和安全。她以“倫敦大橋安全嗎?”為例,在歷史檔案中尋找到了答案。

????很多人都熟悉一首童謠“倫敦橋正在倒下”,但是人們不清楚倫敦大橋是否真的在下墜以及倒塌后會發生什么?幸運的是,為防止這一狀況的發生,倫敦大都會檔案館提供了答案?!壩幸惶?,我們閱覽室的一個人向我詢問了倫敦一座大橋的建設計劃,因為他需要該橋建造方面的非常具體的信息,他希望了解該橋是否安全、檔案館是否保管了相關檔案。實際上,并非每個人都能意識到并有效利用本地檔案館所提供的大量信息,這些年來,這一情況也在改變,越來越多的人開始利用檔案解決有關疑問?!碧├詹┦克?。

??? (來源:《星期日泰晤士報》)

????原載于《中國檔案報》2019年12月26日 總第3467期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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