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快乐扑克:英國國家檔案館見聞及利用體驗

作者:李寶玲

來源:中國檔案資訊網

2019-12-12 星期四

快乐扑克 www.fgnns.com ????中國檔案資訊網訊 近日,筆者因征集中福公司檔案到英國國家檔案館查詢利用。中福公司是1933年6月由中國河南省中原煤礦股份有限公司和英國福公司聯合組建的辦事處,其前身是1897年3月17日英國為開采焦作煤碳成立的福公司(Peking Syndicate),以及1915年福公司與官商合辦的河南省中原煤礦公司合并組成的福中總公司。英國國家檔案館是否保存有相關的檔案呢?登錄英國國家檔案館官網,以“Peking Syndicate”為關鍵詞搜索,獲得15個卷宗信息,其中外交部的9卷、高等法院的2卷、經濟部的4卷。其中5卷有數字文本可以下載,其他只有案卷內容的簡要介紹,沒有卷內文件及目錄和掃描圖像。因此,筆者開啟了一次以普通利用者身份在英國國家檔案館的查詢利用體驗。線上檢索和線下查閱結合,3個小時緊張而高效地完成了查詢任務,充分感受到英國國家檔案館的公共性、規范性、開放性。

英國國家檔案館外景

????一、公共性

????英國國家檔案館名副其實的公共檔案館,就像其網站所描述的一樣:“對于政府來講,我們是公共檔案的保管者;對于公眾來講,我們是國家1000多年歷史檔案的免費查閱窗口,是用數百萬檔案資料架起與公眾之間聯系的橋梁;對于檔案部門,我們是促進檔案管理水平不斷提升的領導者、支持者和幫助者;對于學術機構,我們是大量研究、合作機會的啟發者和提供者?!?/p>

????首先,公共性體現在檔案館服務場所。英國國家檔案館位于倫敦泰晤士河南岸的丘園,由新舊兩個部分組成,舊館占地13英畝、總面積3.3萬平方米,新擴建部分面積3.2萬平方米。建筑平面占地面積大,灰墻坡頂,古樸莊重。全部建筑分區包括庫房(2.87萬平方米)、辦公區(8602平方米)、地下室和公共區(2.08萬平方米)、特別存儲區及實驗室(7038平方米)、公共閱覽室、商店、餐廳位于舊館,各種會議設施都設在擴建后的大樓中。

????檔案館后面是公共停車場,無人值守,電子刷卡,自助泊車。我們按照指示牌進入英國國家檔案館,院中綠樹清泉,環境優美,向公眾開放。一樓接待大廳圓形拱頂,寬敞明亮。大廳中間有一弧形活動背景墻,繪制了許多兒童畫,花、鳥、動物,五顏六色,偶遇一撥大學生剛結束某項實踐活動出來。左側是螺旋式樓梯通向二層,右側是接待服務臺,為利用者提供咨詢服務。從接待服務臺向里走,一側是英國國家檔案館商店,各種各樣文創產品琳瑯滿目,有書籍、筆記本、明信片、冰箱貼、手提袋、紀念章等;另一側是餐吧,小圓桌搭配紅色可轉動餐椅,簡單、明快、休閑、舒適。供員工、利用者、參觀者共享。

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?英國國家檔案館接待大廳

????查詢利用檔案在二樓。上樓前則需要經過一道紅外線安檢,把包、外套存儲在一樓的存物柜中,檔案館免費提供透明的塑料袋,可裝手機、鑰匙、筆等必需品,這里沒有禁止帶手機、照相機這方面的規定,沒有禁止拍照的提示,與蘇格蘭國家檔案館管理規定截然相反。

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英國國家檔案館商店

????二樓檢索利用大廳分為兩個大的區域,外面一部分是檢索區域,約有2000平方米,有約七八十臺電腦供利用者自助檢索;有咖啡吧,有人工服務臺,為利用者提供咨詢和幫助。里面的一部分是利用區域,由安檢入口與檢索區域相隔開。利用區域大概有4000平方米,有檔案存放柜、有歸還檔案人工服務臺、有閱覽區。閱覽區根據利用者人數、需求不同,有適合小組討論利用的六邊形閱覽桌,有適合學者利用的安靜閱覽區,有適合拍照使用的拍照閱覽區。閱覽大廳座無虛席,利用者伏案閱讀,自由安靜,秩序井然。

????其次,公共性體現在檔案館廣泛的社會參與。英國國家檔案館的前身是英國公共檔案館,1838年8月14日成立,是英國唯一的中央級綜合檔案館,保存政府各機關的檔案及英格蘭、威爾士的法院檔案,但不包括蘇格蘭及地方政府檔案。2003年4月2日,英國公共檔案館與皇家歷史手稿委員會合為英國國家檔案館,隸屬英國首相府,成為英國最大的檔案保管機構,保存著從公元1086年土地契約到最近向公眾開放的政府文件1100多萬件,為提供公共化、多元化的服務創造了條件。筆者在其官網上了解到,該館經常利用館藏資源、場所、專業服務吸引歷史、文化、藝術、社會各界贊助、捐助檔案館的公益活動;邀請社會志愿者開展志愿活動;舉辦歷史文化講座;舉辦不同主題的檔案展覽和文化休閑活動。自2012年至今,通過參觀體驗、角色扮演、手工游戲等形式,已舉辦“探索你的檔案”“時光之旅”“地理之旅”等600多個檔案文化休閑活動。

????第三,公共性體現在線上多元信息服務。英國國家檔案館網站具有較強的檢索功能、資源組織功能、宣傳教育功能。其官網以面向公眾服務為導向,以館藏資源為基礎,以技術應用為支撐,提供特色化、多元化服務。網站提供3200多萬件數字化副本和其他來源的電子文件2500多萬份及6萬多張歷史照片的瀏覽和下載,以及信息推送訂閱服務、免費電子信息月報、館藏信息查詢服務、在線圖片檔案館、網上檔案書店等服務。任何一個互聯網用戶都可以注冊、登錄、查詢、下載或訂閱,為全世界的檔案利用者開啟了遠程查詢服務、學習研究的窗口。

????英國國家檔案館利用區域

????二、規范性

????從咨詢、安檢、存包、注冊認證、查詢、借閱、歸還,人工與自助相結合,筆者深深體驗到利用流程、利用管理和技術應用規范、嚴謹與細致。

????無論國內利用者或國外利用者都要在檢索大廳的電腦終端進行登記注冊,并持兩個以上的合法證件實名認證。信息登記完畢后,本人持證件到人工服務臺認證,便可獲得一張有效期為三年的借閱卡,貼有照片。然后一切的終端查詢、安檢入口、歸還檔案等都要刷這張卡了。

????首先在終端上刷卡、查詢。在查詢內容之前,系統會引導利用者觀看5分鐘的視頻,以提示你在利用檔案時應注意的事項。比如接觸檔案之前要洗干凈手,利用照片要戴手套,如何利用卷軸的檔案,用完要整齊地放在歸還處等,不能在檔案上貼標簽,不能標注,不能擠壓檔案,不能錯放,不能拿取多于允許量的檔案等,不看視頻無法下一步查詢。我們事先查好了部門代碼、卷宗號,直接輸入查詢,若檔案無人借閱,系統提示檔案調出需要等待45分鐘,將在約定的柜子中取所需檔案原件。系統還會提示座位的選擇,如是否需要靠窗、是否需要光線明亮、是否需要安靜、是否需要拍照等,系統根據用戶需求推薦座位。若檔案有人在利用,則提示有人在用、無法調閱。同時規定每人每次只能調閱3卷。我們查出來的線索有12個卷宗,正好我們3人每人都注冊、登記,每人調閱3個卷宗,當我們都完成了查詢之后,檔案原件調出的時間基本上就到了。

????從安檢門刷卡進入閱覽廳,只允許帶上述的透明袋子。我們找到約定的柜子,借閱的3卷檔案已在柜中靜靜等候。用完后,我們將檔案歸還到閱覽區的人工服務臺。特別是查詢系統,響應快速、界面友好、下載方便、操作性強,引導一步一步自動完成查詢事宜,幾乎不用人工服務。這些溫馨提示、細節設計背后,體現出的是檔案館查詢平臺數據組織、業務流程的規范化和信息化技術的成熟應用。

英國國家檔案館查閱室

????三、開放性

????英國公共檔案法規定,公共檔案自形成之日起滿30年對外開放。在來英國國家檔案館之前,對于是否能夠順利利用檔案,我們沒有太大把握。但是現場利用打消了我們的顧慮,在12個卷宗中,有3卷已是數字化的,可以直接下載,沒有頁數限制,下載后直接發到個人郵箱。現場調閱的紙質文件屬于外交部門遠東中國政治卷,時間跨度較長、內容也較多,大部分是英文的,少部分是中文的,是清末民國時期簽訂的章程、協定。卷內由很多份文件組成,也沒有文件級目錄,粗略看了一下,有盛懷宣與北京辛迪加(福公司)關于道清鐵路的會議記錄,福公司成立時的文件,清宣統元年(1909年)河南交涉洋務局與福公司的議定協議,關于袁世凱、京漢鐵路建設等。因卷宗厚度太大,我們選擇用手機拍攝,拍下約600多個畫幅,回國后再翻譯。

????我們完成借閱任務時已經快5點了。閱覽室仍座無虛席,從利用者數量之

英國國家檔案館對外事務卷宗福公司檔案

多、利用服務之規范中,體驗到了英國國家檔案館的開放理念、開放思維、開放制度。公共性、開放性、規范性是相互聯系、相互促進的。公共性要求檔案館提供公共資源、公共場所、公共服務;檔案館公共資源的全方位開放,要求各項基礎業務和服務的規范化,而規范化、開放度也必將提升檔案館的公共化程度。?????

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責任編輯:楊太陽
 
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