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快乐扑克:日本跨行業和跨領域的企業檔案外部宣傳案例 (上)

作者:松崎裕子

來源:中國檔案報

2019-07-08 星期一

快乐扑克 www.fgnns.com ????書寫“社史”(也稱公司史)是日本企業檔案館最常見的傳統做法。但鑒于大多數日本社史是作為公司周年紀念活動的一部分并且傳播范圍有限,這個傳統做法逐漸失去了活力并開始廢止。另外,社史通常不是由訓練有素的檔案工作者和保管員完成的,有時候用于編輯社史的資料在編纂完成后就散失了。最近,日本開始嘗試通過其他方式開發企業檔案,其中之一是聯合其他外部機構(如博物館等)舉辦特定商業歷史主題的展覽,這些展覽不論是對內還是對外,都可以提高檔案工作的知名度并提升公司的形象。

????本文通過兩個企業開展檔案外部宣傳的案例,一個是森永食品生產有限責任公司與煙草和鹽務博物館的直接合作;另一個是澀澤倉庫有限公司和澀澤榮一紀念館之間的合作,闡明開展商業歷史展覽合作,對于企業高級管理者和相關方均產生了積極影響和效果。無論是森永食品生產有限責任公司還是澀澤倉庫有限公司都沒有自己的博物館或用于展示檔案的實體空間,在這兩個案例中,他們跨行業、跨領域的展覽合作都取得了成功。筆者希望,通過這兩個案例對那些沒有展覽空間的公司和企業檔案館產生啟發,讓他們通過與外部博物館的合作而雙方獲益。

特展:“森永糖果盒子——來自天使的禮物”

????煙草和鹽務博物館成立于1978年11月3日,旨在展示煙草和鹽務的歷史和文化,博物館由煙草學術研究中心運營,這是一家非營利性基金會,隸屬于日本煙草公司。日本煙草公司的歷史可以追溯到1932年,當時專賣局局長佐佐木在局秘書處一般事務部下設了物品收集和處理部門,開始系統地收集有關煙草的歷史材料。二戰期間,他們采取了有效預防措施,大部分資料被保管在溫濕度恒定的設施內,但不幸的是,檔案資料在1941年的大火中遭到損毀,雖然還有一些保存在其他安全地方的資料幸免于難,但在戰后被頻繁轉移和混亂中遭到破壞。

????盡管遇到這些挫折,收集工作仍一直在繼續,截止到2014年3月底,煙草和鹽務博物館的館藏包括木版畫、日本煙斗、香煙托盤、煙草袋、煙盒和包裝,與生產、銷售有關的煙草廣告、文學作品、與鹽務有關的現代書籍和出版材料等,還有日本國內和海外與煙草有關的其他物品。

????除了永久性的展覽,博物館每年會臨時舉辦一些展覽,展品來自博物館內部或從其他機構外借。有些特展是與大使館、大學和其他博物館合辦的。此前,煙草和鹽務博物館從未辦過以商業實體(公司)史為主題的臨時展。

森永食品有限公司的歷史

????1899年8月15日,森永太一郎創立了森永有限公司,這是日本第一家西式糖果店。1910年2月23日,公司合并為森永糖果有限公司,時至今日,森永公司依然是日本領先的糖果公司,公司總部位于東京的港區。2014年3月31日,公司資產超過186億日元,總銷售額最高達1179億日元,涵蓋公司的主營業務包括生產、采購、銷售糖果和食品、冷凍甜點、健康產品。

????1991年4月1日,森永公司設立了一家非營利組織——天使基金會,基金會致力于改善和發展人們的生活,開展關于生命和文化的歷史學術研究,圍繞“孩子與學習”“好書”“天使”三個主題開展研究、組織講座。

????說起森永公司的歷史,公司創始人森永太一郎(1865-1937)是來自日本最南部九州島的佐賀縣伊萬里的一位商人。他在東京和橫濱從事過陶器生意,后來于1888年去美國舊金山拓展新市場。1890年,他皈依了基督教,然后回到日本傳播基督信仰,很快又回到美國,他受訓成為一個糕點廚師。1899年,他回到日本開始森永西式糖果店的經營,生產并銷售西式甜品。他是日本國內第一個真正的西式糖果生產商,為當時的日本市場提供了除傳統糖果之外的另一種選擇。

????太一郎的信仰也對他的生意產生了很大影響,公司的車上通常印有《圣經》中的語句,1905年,他選擇了一個天使的圖樣設計作為公司的商標。據公司檔案記載,這一圖樣被采納是由于當時公司最流行的一款產品“棉花糖”在美國被認為是天使食品。盡管多年后,這一商標進行了多次變化,但依然是“天使”這一主題,在公眾看來,天使的符號就代表著森永公司的形象。

????1955年,公司編纂并發布了成立55周年社史,并在公司內部開辟了一塊小地方用于檔案材料的展示。1974年,新落成不久的大樓成為總公司的辦公地,并預留了檔案存儲和公司歷史檔案展示的空間。1974年,一位經理負責社史的纂修,直到1991年10月,公司歷史辦公室成立,除了纂修社史,歷史辦公室還要回應用戶的咨詢、向畫廊和博物館出借資料、為學術研究者提供信息和檔案利用。盡管從19世紀50年代起,相關檔案資料開始收集,直到公司成立100周年時,公司的檔案才真正得以規范管理,檔案資料開始以展覽和數字化的形式得到積極展示和利用。

????2003年6月,小澤植樹先生開始負責公司歷史辦公室的工作,他提出要提升外部對檔案工作的價值的認識,從而引起公司內部重視檔案工作的策略。為此,他首先開展了?;ば緣牡蛋甘只ぷ?,創建檢索工具,之后他又創新地提出,制作《關于利用森永公司館藏檔案進行展覽的提議》,在得到公司管理層的授權后,建議的展覽內容不僅包括公司發展歷史概況、廣告營銷和海報、公司文化和形象,檔案的背景故事等。

建立并達成外部聯系

????正如《關于利用森永公司館藏檔案進行展覽的提議》中提到的,在與煙草和鹽務博物館合作之前,公司歷史辦公室也曾因舉辦特展而向公共博物館出借展品。比如2007年舉辦的“1955年至1964年日本的故事——尋找煙草店的角落”展覽,公司借給煙草和鹽務博物館展品,正因有這次合作在先,當小澤先生帶著合作請求找到該博物館時,館方進行了積極響應。煙草和鹽務博物館第一次表示出合作意向是在2010年11月,后于2011年1月提出了正式請求。雙方同意每月召開策劃會,但就在雙方召開第二次會議后不久的2011年3月,東日本大地震突然發生了,盡管如此,三月和四月的會議仍如期進行。

????雙方議定,合辦展覽的經費由公司和博物館共同承擔。煙草和鹽務博物館負責展覽裝置物品、材料的運輸和相關保險,森永公司和森永天使基金會負責展品目錄的生產、設計、出版,以及拍攝等活動的其他經費。

????煙草和鹽務博物館負責人希望通過雙方的合作預期目標——“以新的視角開發館藏,提高員工能力”,博物館在2011年度報告中提出,“凸顯公司檔案的文化價值和豐富內涵,并通過展覽這種方式思考檔案保管和利用的重要性”。歷史檔案作為日本商業社會生活的“橫截面”,被公司妥善地保管,也正是出于這樣的原因,商業檔案協會非常支持這個展覽。

????展覽由6個部分組成,比較有特色是為:一進入展廳就可以看到基于老照片虛擬重現的20世紀60年代的甜品店;追溯森永公司從1899年創立至今的發展歷史,以及因二戰而中斷生產的產品,如制藥和擦鞋物品等;森永牛奶焦糖公司的創立史,牛奶焦糖是森永公司長期以來的銷售冠軍和最受歡迎的產品,同時展出的還有搭配銷售的商品及歷年的公司廣告等。

展覽效果不同凡響

????在開展54天以來,展覽接待了13108位參觀者,每年平均有243名觀眾,與煙草和鹽務博物館通常接待的老年參觀者不同,年輕和中年的觀眾及專門組織的兒童工作坊成為參觀主體。在展覽調查問卷中,觀眾留下的自己的感受和故事,他們說展覽喚起了他們的懷舊之情和記憶。展覽組織者認為,這是森永公司對日本社會和歷史產生積極影響的例證。

????設計專業的學生對展覽表現出了格外的興趣,因為他們可以親眼看到森永檔案館的原始檔案,這些檔案從未在一定范圍內對公眾展示。其他專業人士也對展覽表現出關注,很多工作領域看似都是與檔案工作沒有關聯的,還有從未與森永公司歷史辦公室建立聯系的機構。

????對于森永公司內部而言,公司董事會的很多成員都實地參觀了展覽并留下反饋,他們大多對公司歷史辦公室保存的珍貴檔案感到吃驚。2011財年的《股東通訊》用整整一頁的篇幅報道了這個展覽,將其作為一個工作亮點向股東進行推介。除了對展覽作了簡短介紹,還對展覽吸引大量來自各領域的外部觀眾,以及被大量媒體爭先報道的情況等進行了圖文描述,同時對接下來即將在森岡舉辦的特展作了預告。

????由于《日本版權法》中缺乏關于“正當使用”的界定,通常博物館在策劃展覽、選取獲得展品使用權時,都會考慮盡量避免引起有關歸屬權糾紛的復雜操作。但這次合辦展覽的成功經驗使此后公司內部檔案部門嘗試與外部博物館策劃舉辦展覽變得更加容易和順暢。

????不幸的是,一些展出的檔案材料發生破損,因此,森永公司歷史辦公室采取額外的?;ご朧├創χ謎廡┑蛋?。盡管有不盡如人意的事情發生,雙方的合作仍積累了很多良好的經驗,例如在合力策劃、組織、運作、經費開支、一般情況下對版權的簡化處理,以及如何利用合作雙方的強項,宣傳公司檔案工作、拓展業務等方面使雙方獲益。?

??? 楊太陽 編譯

????原載于《中國檔案報》2019年5月20日 總第3375期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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